Κατά τον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων σας, φροντίστε να λάβετε υπόψη το χρόνο προετοιμασίας. Ακόμη και το απλούστερο συνέδριο για πέντε έως δέκα άτομα απαιτεί σαφή οργάνωση και χρονοδιάγραμμα. Επιπλέον, θα είναι πολύ πιο εύκολο για το τμήμα να εργαστεί με ένα προκαταρκτικό σχέδιο.
Οδηγίες
Βήμα 1
Γράψτε ένα σχέδιο δράσης αμέσως για το έτος. Αυτό θα επιτρέψει, πρώτον, να υπολογίσει έναν κατά προσέγγιση προϋπολογισμό. Δεύτερον, για την κατανομή του ποσού της εργασίας μεταξύ των εργαζομένων. Τρίτον, εάν σκοπεύετε να προσελκύσετε χορηγούς, θα τους στείλετε αμέσως μια πλήρη λίστα, ώστε να μπορούν να επιλέξουν μια προσφορά που τους αρέσει.
Βήμα 2
Αναλύστε το πρόγραμμα δραστηριότητάς σας ανά μήνα. Γράψτε πρώτα στην ετήσια, μόνιμη πρώτη. Τότε νέα που δεν έχουν πραγματοποιηθεί στο παρελθόν. Καλύτερα να φτιάξετε έναν πίνακα στο Excel. Αυτό θα σας επιτρέψει να επεξεργαστείτε το σχέδιο καθώς προστίθενται νέες προσφορές.
Βήμα 3
Στον πίνακα, δημιουργήστε επτά στήλες και όσες σειρές υπάρχουν προγραμματισμένες εκδηλώσεις. Η πρώτη στήλη είναι ένας διαδοχικός αριθμός. Ορίστε απλώς Όχι. Το δεύτερο είναι το όνομα της εκδήλωσης. Το τρίτο είναι η ημερομηνία της εκδήλωσης. Το τέταρτο είναι μια περιγραφή. Το πέμπτο είναι ο προϋπολογισμός. Το έκτο είναι το όνομα και το επώνυμο του υπεύθυνου για τον οργανισμό. Το έβδομο είναι σημειώσεις. Εδώ θα γράψετε όλες τις χρήσιμες πληροφορίες που δεν καλύψατε στα προηγούμενα κελιά.
Βήμα 4
Η τέταρτη στήλη "Περιγραφή" απαιτεί αποκρυπτογράφηση. Τοποθετήστε ένα πρόχειρο σχέδιο της εκδήλωσης εκεί. Πόσους προσκεκλημένους θα προσκληθούν. Θα είναι τραπέζι μπουφέ ή συμπόσιο. Αναφέρετε τον χώρο (αίθουσα συνεδριάσεων, εστιατόριο, λόμπι ξενοδοχείου). Γράψτε ποιες εταιρείες μπορούν να προσελκύσουν ως χορηγούς. Ποιος είναι ο σκοπός της εκδήλωσης. Πρέπει να παραγγείλω αναμνηστικά και προσκλήσεις εκ των προτέρων. Όλα αυτά θα βοηθήσουν τη διοργάνωση της εκδήλωσης και την έγκρισή της από τη διεύθυνση.
